Online Data Collection Forms

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WARNING: This is the definite questionnaire; use your center  login only for TRUE PATIENTS. For tests, please use the test logins.



INFORMATION

This information is given in English, French and Spanish

Cette information est donnée en Anglais, Français et Espagnol

Esta información es dada en Inglés, Francés y Español

ENGLISH

Main steps for data entry

Reminder

  • During the study period (ONE MONTH- 31 days) ALL NEWLY ADMITTED BABIES in the unit are included. Please see defined dates for your center at “Participating Countries/country/Survey in country” on this website.
  • Babies already admitted in the unit at the beginning of the inclusion period ARE NOT INCLUDED, only newly admitted patients are.
  • Inclusions start at 0:00 of the first day of the inclusion period and end at 23:59 the last day of this period

STEPS

  • Fill in the UNIT LOG from the very beginning of the inclusion period. This allows registering all admitted neonates and those included in the study. Please stick the patient’s label on this log.
  • For any patient fulfilling the inclusion criteria, enter his/her demographic data as soon as possible on the web based questionnaire. Please fill in the PATIENT PAGE of the questionnaire.
  • Entering the initial data of the patient will generate a unique identification number (Patient ID). Copy the number automatically generated by the website database system on the UNIT LOG so that you can track your patients locally.
  • Complete the web based questionnaire when the patient is discharged (or transfered to another hospital or dies) or has been admitted for 28 days (maximum duration of data collection) .
  • The Monitoring Panel in Paris will follow your inclusions and report them on your Unit section on this website.
  • Data quality checking. This will be performed as a self-audit at the local hospitals. This quality control will be carried out by the quality control coordinator (independent person designated by the medical coordinator). It will be conducted on 10% of included neonates with a minimum of 5 neonates. A list of patients whose files are to double check will be sent to medical coordinator. The patients to verify will be chosen randomly by the EUROPAIN STUDY principal investigators. We set up a limit of 1% errors in demographic and medical data. If this limit is exceeded, then another 10 % of charts should be checked. If still more than 1 % mistakes are found, all the charts should be double-checked. Found mistakes should, of course, be corrected on the data base. 

 

In case of doubt or problem, please email emilie.courtois@trs.aphp.fr

FRANCAIS

Différentes étapes pour la saisie des données:


Rappel:

 

  • Durant la période d'inclusion de l'étude (1 MOIS - 31 jours), TOUS LES NOUVEAU-NES ADMIS dans l'unité sont inclus dans l'étude. Vous pouvez consulter les dates pour votre centre à "Participating countries/country/Survey in country" sur le site de l'étude.
  • Les nouveau-nés déjà admis dans l'unité au début de la période d'inclusion NE SONT PAS INCLUS, seuls les nouveaux patients admis à partir du début de la période d'inclusion le sont.
  • Les inclusions débutent à 00:00 le premier jour de la période d'inclusion et se terminent à 23:59 le dernier jour de cette période.

 

ETAPES:

 

  • Remplir le fichier UNIT LOG au tout début de la période d'inclusion. Cela permet d'enregistrer tous les nouveau-nés admis dans l'unité et ceux inclus dans l'étude. Veuillez coller les étiquettes patients sur ce doucment.
  • Pour tous les patients répondant aux critères d'inclusion, entrez ses données démographiques aussi vite que possible sur le questionnaire en ligne. Veuillez remplir la PAGE PATIENT du qestionnaire.
  • Le fait d'entrer les intiales du patient génèrera un identifiant unique (Patient ID). Copiez ce numéro automatiquement généré sur le document UNIT LOG afin d'effectuer un suivi des patients plus facile.
  • Compléter le questionnaire en ligne quand le patient  est sorti de l'unité (ou transféré dans un autre hôpital, ou décédé) ou qu'il a été admis depuis 28 jours (durée maximale de collecte de données).
  • Le Monitoring à Paris suivra vos inclusions et les reportera  dans la section  des centres sur le site dédié à l'étude.
  • Vérification de la qualité des données. Cela sera réalisé comme un audit au niveau local. Le contrôle qualité sera effectué par le coordinateur du contrôle qualité. (personne indépendante désignée par le coordinateur médical). Il sera réalisé sur 10% des nouveau-nés inclus, avec un minimum de 5 nouveau-nés. Une liste des patients dont les fichiers seront doublement vérifiés sera envoyée au coordinateur médical. Les patients à vérifier seront choisis de façon aléatoire par les investigateurs principaux de l'ETUDE EUROPAIN. Nous mettons en place une limite de 1% d'erreurs sur les données démographiques et médicales. Si cette limite est dépassée, alors 10 autres % des dossiers devront être vérifiés. Si encore plus de 1% d'erreurs sont trouvés, tous les dossiers devront être doublement vérifiés. Les erreurs trouvées devront être évidemment corrigées sur la base de données.  

 

En cas de doute, veuillez contacter par mail Emilie Courtois: emilie.courtois@trs.aphp.fr

 

 

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Data quality checking
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The database for this questionnaire is hosted in specially secured servers within Epiconcept (Health Information Systems. www.epiconcept.fr)

The questionnaire was developped on the Voozanoo structure prepared by EpiConcept